Politique de protection des renseignements personnels

2024

Table des matières

1. Champ d’application et définitions. 3

2. Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels. 3

3. Conservation et destruction des renseignements personnels. 5

4. Responsabilités d’InfoLogis Mauricie. 5

5. Sécurité des données. 6

6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement 6

7. Processus de traitement des plaintes. 6

8. Approbation. 6

9. Publication et modifications. 7

10. Incident de confidentialité et/ou de sécurité. 7

11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. 7

ANNEXE 1. 8

ANNEXE 2. 9

ANNEXE 3. 11

Politique de protection des renseignements personnels

InfoLogis Mauricie (InfoLogis) est une personne morale à but non lucratif qui travaille avec des renseignements personnels dans le cadre de ses activités de vie associative et démocratique et de son service d’information juridique.

La politique suivante vise à assurer la protection des renseignements personnels des personnes ayant recours aux services ou participant aux activités d’InfoLogis. La présente politique encadre la façon dont l’organisme collecte, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels qui lui sont transmis. La présente politique traite également de la façon dont InfoLogis recueille les renseignements personnels par un moyen technologique.

1. Champ d’application et définitions

Cette politique s’applique aux personnes salariées à temps plein, à temps partiel, stagiaires, contractuelles, bénévoles, militants et aux administrateurs et administratrices d’InfoLogis.

La politique vise tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités d’InfoLogis. Dans cette politique, un renseignement personnel est défini comme une information qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier tels que le nom, le numéro de téléphone, l’adresse ou le nom du propriétaire de son logement.

2. Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels

Dans le cadre de ses activités, InfoLogis Mauricie récolte des renseignements personnels essentiels pour ses activités de vie associative et démocratique et ses suivis de dossiers. Ces renseignements sont compilés sous forme de statistiques dans notre rapport d’activité pour des fins de reddition de comptes auprès de nos différents bailleurs de fonds, auquel cas, les données sont anonymisées.

InfoLogis Mauricie récolte les données suivantes :

Pour ses membres :

Nom et prénom
Genre
Date de naissance
Adresse
Numéros de téléphone
Courriel
Intérêt pour activités
Mode de contact de préférence

Pour le service aux locataires :

Nom et prénom
Genre
Adresse
Numéro de téléphone
Courriel
Nom du propriétaire
Problème(s) rencontré(s)
Correspondances avec le propriétaire
Autres notes pertinentes

Lorsque vous appelez InfoLogis, notre fournisseur de téléphonie enregistre automatiquement les renseignements suivant en lien avec l’historique des appels : date et heure de l’appel, numéro de téléphone, nom sur l’afficheur, durée de l’appel.

Lorsque vous écrivez un courriel à InfoLogis, les informations se trouvant dans le message peuvent être recueillies et conservées.

Dans le cadre de son service d’information juridique, les informations recueillies permettent d’aider à la rédaction d’une mise en demeure, d’identifier les bâtiments où une action collective pourrait être envisageable et d’effectuer des suivis de dossier. Elles peuvent être partagées avec des partenaires avec le consentement de la personne concernée.

InfoLogis ne recueille que les informations nécessaires à la prestation de services et à la participation aux activités de l’organisme.

Dans sa collecte, son utilisation et la communication des renseignements personnels, InfoLogis applique les principes suivants :

Collecte et consentement :

De façon générale, InfoLogis collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée, parfois avec l’aide d’un proche ou d’un interprète au besoin. Cette collecte de données se fait avec la personne qui nécessite les services de l’organisme. Ces informations sont obtenues avec le consentement, verbal ou écrit, de la personne, sauf si une exception est prévue par la loi.

InfoLogis doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci.

InfoLogis ne collecte pas de renseignements qui ne seraient pas nécessaires pour la prestation de services, à moins que ceux-ci servent à des fins statistiques, auquel cas, elles sont anonymisées.

Détention et utilisation :

InfoLogis veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée.

InfoLogis Mauricie utilise seulement les données pour lesquelles les personnes donnent leur consentement. Lors d’une autorisation de partage de l’information, ce partage doit s’effectuer conformément aux fins inscrites sur le formulaire de consentement.

Lorsqu’InfoLogis souhaite utiliser les renseignements personnels pour des fins statistiques, des analyses, des lettres ouvertes ou toute autre communication publique, les renseignements seront préalablement anonymisés.

L’accès aux renseignements personnels est limité aux personnes salariées, aux stagiaires, contractuelles et occasionnellement aux bénévoles sous supervision de l’équipe de travail, qui doivent se soumettre à la présente politique.

Communications :

Dans le cadre de ses communications, InfoLogis Mauricie s’assure de respecter la confidentialité de ses membres et des locataires ayant recours à ses services. Ainsi, les courriels généraux aux membres et personnes requérantes (entre autres les infolettres et invitations à des événements) sont envoyés en copie carbone invisible (cci).

Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, InfoLogis obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers, par une procuration écrite ou un consentement verbal.

Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :

Le site web d’InfoLogis ne contient aucune information personnelle de ses membres ou des usagers et usagères de ses services.

Les informations personnelles des membres ainsi que celles des locataires passant par notre service d’information juridique sont gardées dans notre base de données.

Cette base de données est protégée par un mot de passe.

3. Conservation et destruction des renseignements personnels

Tous les dossiers des personnes salariées et des stagiaires, contractuelles et membre du Conseil d’administration sont gardés conformément aux lois et règlements en vigueur dans un classeur prévu à cet effet et/ou en version numérisée sur notre serveur interne. Les dossiers administratifs qui ne sont plus nécessaires sont déchiquetés périodiquement.

Tout document papier comportant des données personnelles des personnes fréquentant InfoLogis ou utilisant ses services (fiches de retour d’appel, brouillons de mise en demeure, listes téléphoniques d’appel, formulaires, etc.) sont systématiquement déchiquetées après utilisation.

4. Responsabilités d’InfoLogis Mauricie

De manière générale, l’organisme est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels à InfoLogis est celle qui occupe le poste de coordination.

La personne responsable doit, veiller à assurer le respect de la législation applicable, de la politique et de modifier les pratiques au besoin. Elle tient à jour le registre des incidents. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de la personne responsable, l’équipe de travail et le Conseil d’administration désigneront une personne qui assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Toutes les personnes salariées permanentes, contractuelles et stagiaires ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.

5. Sécurité des données

InfoLogis Mauricie s’engage à mettre en place les mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels contenus dans ses dossiers.

6. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement

Pour retirer son consentement, demander accès ou demander une rectification, la personne concernée doit contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées se trouvant dans la section suivante.

7. Processus de traitement des plaintes

Réception

Pour porter plainte concernant l’application de ladite politique, les personnes doivent communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si la personne salariée en charge de l’application de la présente politique est visée par une plainte, une autre personne membre de l’équipe de travail ou du Conseil d’administration prendra en charge le processus.

Pour toute demande, question, plainte ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’InfoLogis, aux coordonnées suivantes :

Coordination

InfoLogis Mauricie

399A, Blvd. Sainte-Madeleine, Trois-Rivières, Québec, G8T 3M7
Téléphone : 819 694-6976
Courriel : direction@infologismauricie.org

Les informations suivantes sont requises dans la plainte :

• Nom

• Coordonnées (Numéro de téléphone)

• Objet

• Motif de la plainte

Les plaintes sont traitées de façon confidentielle dans un délai de 30 jours. Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

8. Approbation

La présente politique est approuvée par le Conseil d’administration d’InfoLogis Mauricie.

9. Publication et modifications

Tel que prescrit par la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aussi appelé Loi 25, la présente politique est publiée sur le site internet d’InfoLogis. Cette politique est également disponible pour consultation dans les locaux de l’organisme.

10. Incident de confidentialité et/ou de sécurité

Un incident de confidentialité se produit lors d’un accès, d’une utilisation ou de la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, de la perte d’un renseignement personnel ou de toute forme d’atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Un incident de sécurité se produit lorsque les bureaux ou les systèmes informatiques sont pénétrés par des personnes non autorisées.

InfoLogis s’engage à suivre les obligations suivantes en cas d’incident :

Tenir un registre des incidents de confidentialité;
Prendre les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé;
Aviser la personne concernée et la Commission d’accès à l’information dans le cas où l’incident présente un risque de préjudice sérieux.

11. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

InfoLogis Mauricie s’engage à faire une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée selon le guide fourni par la Commission d’accès à l’information du Québec dans les situations suivantes :

Un projet ou une initiative impliquant des renseignements personnels;

Un projet risquant d’avoir une incidence sur le respect de la vie privée des personnes.

ANNEXE 1

Rapport d’incident de confidentialité et/ou de sécurité

Numéro de l’incident

Date de l’incident

Date de prise de connaissance de l’organisme de l’incident

Circonstances de l’incident :

• Renseignements personnels
• concernés
• Personne(s) concernée(s)

Est-ce qu’il y a un risque de préjudice sérieux?

En cas de préjudice sérieux, veuillez communiquer l’incident à la Commission d’accès à l’information du Québec

c Oui

c Non

https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nousjoindre/

514 873-4196

Mesure à prendre

Date à laquelle la mesure a été appliquée

Commentaires

Signature de la personne responsable :

__________________________________________________________

Date : ____________________________

ANNEXE 2

Formulaire de consentement pour transmettre de l’information à un tiers

Je, soussignéE :

Nom : _________________________________________________________

Date de naissance : ________________________________

Résidant au (adresse complète) : ________________________________________

_______________________________________________________________________

Téléphone : ____________________________________

Autorise, par la présente, (nom de la personne responsable) ____________________________ _________________________ d’InfoLogis Mauricie à échanger des renseignements me concernant avec (nom et fonction de la personne responsable) __________________________ _____________________________________________ au sujet de : ___________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Et j’ai signé à (ville) ________________________________, ce (date) ________________________.

Signature : _______________________________________________________________

Cette procuration est valide pour une durée de : ____________________________________

ANNEXE 3

Engagement en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels

Membres de l’équipe de travail et du Conseil d’administration d’InfoLogis Mauricie

J’ai pris connaissance de la Politique de protection des renseignements personnels d’InfoLogis Mauricie et je m’engage à la respecter tant pour la durée de mes fonctions au Comité qu’après avoir quitté mes fonctions.

En foi de quoi, j’ai signé à Trois-Rivières, en date du ____________________________

Signature : _________________________________________________________________

Nom en lettres moulées : ____________________________________________________